Päivitetty 28.9.2021
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
UPM-Kymmene Oyj (”UPM”)
Alvar Aallon katu 1
00100 Helsinki
Lakimies Saara-Maria Helminen saara-maria.helminen@upm.com tai privacy@upm.com
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Yhtiökokousilmoittautumisjärjestelmän kautta kerätään yhtiökokouksen järjestämisessä tarvittavia tietoja. Tietojen keräämisen tarkoituksena on mahdollistaa osakkeenomistajien, heidän edustajiensa ja avustajiensa ilmoittautuminen varsinaiseen yhtiökokoukseen ja varmentaa osakkeenomistajan omistus sekä mahdollistaa osakkeenomistajien oikeuksien käyttäminen kuten äänestäminen ja kysymysten esittäminen. Henkilötietojen käsittely perustuu osakeyhtiölain velvoitteeseen järjestää yhtiökokous.
Yhtiökokousilmoittautumisjärjestelmän teknisenä ylläpitäjänä ja toteuttajana toimii Euroclear Finland Oy.
3. Käsiteltävät henkilötiedot
Yhtiökokousilmoittautumisen yhteydessä voidaan kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoja: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Samoja tietoja voidaan kerätä avustajasta tai edustajasta.
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään pääasiassa kokoukseen ilmoittautuvalta, äänestävältä ja kysymyksiä esittävältä osakkeenomistajalta tai hänen puolestaan tai lukuunsa toimivalta.
5.Tietojen luovutukset kolmansille osapuolille ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterinpitäjä voi siirtää ja luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:
- yhtiökokousilmoittautumisjärjestelmää ylläpitävälle Euroclear Finland Oy:lle sekä tarpeen mukaan muille luotetuille palveluntarjoajille, jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun;
- konsernin sisällä; ja
- kun tiedon luovuttaminen on tarpeen rekisterinpitäjän oikeuksien turvaamiseksi, rekisteröidyn tai muiden turvaamiseksi, petosten tutkimiseksi tai viranomaisten pyyntöihin vastaamiseksi.
Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
6. Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjällä on käytössään tarpeelliset tekniset ja organisatoriset tietoturvatoimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi hävittämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytökseltä ja asiattomalta pääsyltä tietoihin.
Euroclear Finland Oy vastaa yhtiökokousilmoittautumisjärjestelmän ylläpidosta. Tietoliikenne salataan käyttäjän selaimelta Euroclear Finland Oy:n palvelimelle (SSL). Sivuston toteutuksessa on hyödynnetty teknistä tietosuojaa, jolla huolehditaan siitä, että syötetyt tiedot säilyvät muuttumattomina ja ovat saatavilla vain tietoon oikeutetuille.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakiin perustuvien säilytysaikojen mukaan. Esimerkiksi osakeyhtiölain (624/2006) kanneaikaa koskevat säännökset edellyttävät rekisterinpitäjää säilyttämään yhtiökokoukseen liittyviä henkilötietoja kolme kuukautta yhtiökokouksen päätöksestä. Käytännössä henkilötietoja voidaan säilyttää pidempään muihin sääntelyn edellyttämiin tarkoituksiin.
Kun henkilötietojen säilytysaika on kulunut umpeen ja niiden käsittelylle ei enää ole perustetta tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa, henkilötietoja sisältävät raportit poistetaan.
8. Rekisteröidyn oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen
Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti seuraavat oikeudet:
- Oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti;
- Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti;
- Oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu: https://tietosuoja.fi/etusivu) tai muulle Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle.
Yllä kuvattujen oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa
lakimies Saara-Maria Helmiselle (saara-maria.helminen@upm.com) tai privacy@upm.com
tai kirjeitse osoitteeseen:
UPM-Kymmene Corporation / Privacy
Alvar Aallon katu 1, P.O. Box 380
FI-00101 Helsinki, Finland
